当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険代理業、銀行代理業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、その他の関連法令・ガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善して参ります。
(１)個人情報の取得
当社は、業務上必要な範囲内かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
(２)個人情報の利用目的
当社は保険会社より保険募集業務、銀行より銀行業務の委託を受けており、取得した個人情報を、当該業務の遂行に必要な範囲で利用します。
それら以外の他の目的に利用することはありません。当社における具体的な個人情報の利用目的は次のとおりです。
① 当社が取り扱う損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供
② 当社が営む銀行業務およびこれらに付帯・関連するサービスの提供
上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、または事務所窓口への掲示等の方法により公表します。
(３)個人データの安全管理措置
当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために必要かつ適切な措置を講じます。
当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規定を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記のお問い合わせ窓口までお寄せください。
①基本方針の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
②個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得・入力、利用・加工、保管・保存、移送・送信、消去・廃棄、漏えい事案等への対応の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規定を整備し、必要に応じて見直しています。
③組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
・漏えい等事案に対応する体制の整備
④人的安全管理措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
⑤物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
⑥技術的安全管理措置
・個人データの利用者の識別及び認証
・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい・毀損等防止策
・個人データへのアクセスの記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼働状況の記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査
⑦委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
⑧外的環境の把握
・個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。
(４)個人データの第三者への提供および第三者からの取得
当社は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
①法令に基づく場合。
②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
⑤当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。）、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を確認し、記録したうえ、保管します。
(５)センシティブ情報の取扱い
当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報（以下、「センシティブ情報」といいます。）については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
①法令等に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑥相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
(６)個人番号および特定個人情報の取扱い
当社は、個人番号および特定個人情報について、取得・利用・第三者提供を行いません。
(７)見直し・改善
当社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。
(８)お客さまから情報の開示・訂正・利用停止等のご請求があった場合
お客さまからご自身に関する情報の開示のご請求があった場合は、請求者がご本人であることを確認させて頂いた上で、特別な理由のない限り対応させて頂きます。
また、お客さまに関する情報が不正確である場合やお客さまが情報を変更された場合は、正確なものに変更させて頂きます。
(９)当社に対するご照会
個人情報に関するお問合せ、苦情等については下記お問い合わせ窓口にお問い合せください。また保険事故に関するご照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。ご照会者がご本人であることをご確認させて頂いたうえで、対応させて頂きますので、あらかじめご了承願います。
■お問い合わせ先
(名 称) リリーほくと商事株式会社
(所在地) 山形県鶴岡市本町2-2-8
(電話番号)0235-24-3111（鶴岡本社）